Nouvel arrivant

Les informations de cette page sont à destination des gestionnaires accueillant un nouvel arrivant dans son entité (personnel, prestataire, partenaire...).

Pour un détail complet sur la procédure d'arrivée d’un agent à l’École polytechnique, merci de vous référer à la procédure d'arrivée que vous retrouverez sur le Kiosque Pratix.

1. Fiche CAZ
 

Au moins une semaine avant l'arrivée de la personne, le ou la gestionnaire lui envoie la fiche de contrôle élémentaire, dite CAZ, ainsi que la notice qui indique comment la remplir.

Ce contrôle élémentaire est un préalable obligatoire avant tout recrutement, même si le nouvel arrivant dispose déjà d’une habilitation au titre d’une activité au sein du ministère ou chez un industriel de défense.

Prévenir la personne de télécharger la fiche, puis de ne l’ouvrir qu’avec Acrobat Reader
(Ne fonctionnera pas avec Acrobat Pro ou la visionneuse du navigateur).

Elle doit être complétée sous format électronique pour rester modifiable et envoyée par mail (ne pas l’imprimer, ni la remplir au stylo, ni même la signer - cf. notice).

Pour les personnes de nationalité étrangère, une copie de la pièce d’identité est nécessaire.

Dans le cas d’un prolongement de badge sur Fidesio, cette fiche reste valable pour l’année en cours.
 

2. Création de la fiche annuaire Xajam
 

Une fois la fiche complétée et reçue, le ou la gestionnaire peut créer la fiche annuaire via l’application Xajam: https://annuaire.polytechnique.fr.

Pour cela, il ou elle doit appartenir au groupe d'autorisations "Gestionnaires de saisie" qui donne accès à toutes les fiches annuaires des personnels appartenant à la même entité. La DSI peut donner/retirer ces droits sur simple demande via le portail de demandes, Isilog.

La fiche annuaire reprend l’identité de la personne et permet le déclenchement de la création du compte informatique.
Ce dernier correspond à un identifiant unique de la forme prenom.nom qui servira à se connecter aux différentes applications gérées par la DSI.

En cas d'homonymie, le service d'affectation est ajouté à la suite du login (par exemple prenom.nom.drh)

Adresse mail :
Notez que la plupart des personnels disposent d'une adresse :
prenom.nom[at]polytechnique.edu, créée au même moment que la fiche annuaire;
de manière automatique (quand matériel fourni par la DSI) ou manuelle (laboratoires).

Cette adresse renvoie vers une boîte gérée par la DSI (Zimbra), ou par certains laboratoires (PMC, LULI, LLR, LIX, LADHYX, LMD).

Sachez que d'autres adresses existent en @polytechnique.fr mais sont réservées aux listes de distribution (ou à certains personnels qui en ont bénéficié dans des temps immémoriaux !).
 

3. Demande de badge Fidesio
 

3.1.    Demande de badge
 

Une fois la fiche annuaire créée, la personne apparaît dans l’application des demandes de badges.

Cette étape permet de faire valider par le ou la chef de service du nouvel arrivant, puis le bureau sécurité (sous la responsabilité de Thierry Lanoo), l’accès à différents endroits de l’École.

Une fois la demande réalisée, envoyez la fiche CAZ à l’adresse :
bureau.securite[at]polytechnique.fr

En cas de problème, contacter Mme Joëlle Charpentier au 2890 ou joelle.charpentier[at]polytechnique.edu

3.2.    Récupération du badge
 

Quand la demande est complètement validée par tous, le ou la gestionnaire et le nouvel arrivant reçoivent une notification par courriel de la mise à disposition du badge.

Ce dernier est alors à récupérer au bureau des badges aux horaires suivants:

Du lundi au jeudi de 8h05 à 11h15 et de 12h00 à 16h25
et le vendredi de 8h05 à 11h15 et de 12h00 à 15h40

(ne pas hésiter à téléphoner au 2899 pour être certain que le bureau soit ouvert)

Pour les prestataires/partenaires, la procédure s’arrête là !

3.3.    Accès au Magnan
 

Le nouvel arrivant devra se rendre au bureau des comptes clients (collé à la caisse centrale du Magnan), avec un moyen de paiement afin d'activer son compte restauration et charger son badge pour la première fois.
Le bureau est ouvert du lundi au vendredi de 11h30 à 14h

Il pourra, dans un second temps, utiliser l’application Pop&Pay pour le recharger en ligne : https://www.popandpay.com/index.php?site=MAGNAN
 

4. Demande de matériel informatique ou téléphonique, d'accès à certaines applications ou répertoires partagés...
 

4.1.    Matériel

Vos demandes sont à faire auprès du Service Desk sur le portail Isilog https://help.polytechnique.fr/, au moins 2 semaines avant l'arrivée de la personne (temps nécessaire pour la préparation du matériel).

Si un ordinateur portable et/ou un smartphone sont nécessaires, la demande doit être dûment justifiée avec la fiche de poste à l’appui.

La DSI vous préviendra dès que le matériel est prêt et vous demandera de prendre rendez-vous via l'application Réservio : https://sd-polytechnique.reservio.com/
Dans le cas d'une demande de smartphone, un délai de 10 jours minimum est à prendre en compte, le temps de passer la commande et recevoir le matériel.

4.2.   Les accès

En fonction du poste du nouvel arrivant, n'oubliez pas également de demander l'accès :

- aux applications Ecole (Xajam comme gestionnaire de saisie, Fidesio, PEP, GFD...)

- aux sphères Whaller  (PEP, Boîte à outils des gestionnaires, Limesurvey...)

- aux dossiers partagés sur Mirage

- l'ajout sur des listes de distribution

5. Autres liens utiles
 

Guide DRH - parcours individuel d'intégration au nouveau poste
https://gargantua.polytechnique.fr:443/siatel-web/app/linkto/mIC5YYZqf5…