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Régie colloques

 
Une régie Colloques a été créée en 2015 pour répondre à la demande des laboratoires de disposer d’un cadre à l’Ecole polytechnique pour encaisser les frais d’inscriptions aux Colloques.

Pour rappel, une régie est un dispositif réglementaire qui permet d’encaisser des recettes de l’EP par délégation de la Direction Comptable.

La régie est gérée par un régisseur et un suppléant qui sont nommés par le Président avec avis favorable de la Direction Comptable.
 
Régisseur titulaire : Isabelle Taquin
Régisseur suppléant : François Debenne
 
 

Rôle du régisseur

 

Le régisseur:
  • encaisse les frais d’inscriptions sur le compte bancaire de la régie qui est différent du compte bancaire de l’AC
  • s’assure que les montants encaissés sont les montants déclarés
  • assure la comptabilité de ces encaissements – outil REGINET (écritures comptables, rapprochements bancaires . . )
Reversements périodiques et arrêté mensuel du compte de la régie à la Direction Comptable.
 
 

Process administratif

Pour la gestion d’un colloque à l’Ecole Polytechnique :

le régisseur a besoin d’une note du Directeur de laboratoire présentant le Colloque :

  • Les dates de début et de fin
  • Le lieu (les lieux)
  • Le nom des organisateurs
  • Les tarifs envisagés
  • Le budget prévisionnel
  • Les conditions précises de remboursements

Sur la base de cette note, le régisseur prépare la décision soumise à la signature du Président de l’Ecole Polytechnique qui fixe les tarifs.

 

DEPENSES RECETTES
Frais de missions Par tutelle
  • Conférencies invités
  • Subvention de la tutelle
  • Bourses aux doctorants
  • Convention / Chaire
  • Board & Lodging
  • Sponsors
  • Repas
  • Frais d'inscription
  • Pause
 
  • Banquet
 
  • Divers
 

Divers

 
  • Location salles, amphis
 
  • Impression
 
  • Autres
 

 

Modes de paiement

 
- En ligne, par carte bancaire
- Par virement
- Sur place, par CB, en espèces ou par chèques
- Cas particulier des paiements par Bon de commande
- Facturation