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Outils pour le travail collaboratif
A la suite suite du confinement lié à la COVID-19, l’École polytechnique a instauré le travail en mobilité comme norme de fait.
Afin de continuer les échanges entre collaborateurs et élèves, différentes plateformes collaboratives sont à disposition, la plupart gratuitement.
Elles complètent les applications déjà en place à l'X et dont vous trouverez la liste ICI.
N'hésitez pas à consulter ce document de l'AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Établissements) qui regroupe des retours d'expérience et les bonnes pratiques autour du travail en mobilité.
Enfin, ce contexte de travail en mobilité généralisé étant propice aux attaques informatiques, merci de tenir particulièrement compte des consignes de sécurité listées plus bas.
C'est un réseau social sans publicité ciblée ou exploitation de données personnelles.
Actuellement utilisé par différents groupes de travail d'IP-Paris, X-Exed ou encore l'équipe des formations en ligne.
Olvid est un logiciel multiplateforme français de messagerie instantanée pour smartphone et ordinateur qui permet d'échanger par Internet des messages texte et des fichiers, mais également des appels audio et vidéo.
Décrit en une phrase Partage est un drive et une solution d'édition collaborative (ie possibilité d'édition simultanée d'un même document).
Au sein d'IP Paris, TP et TPS sont déjà sur le service Partage. L'X l'a rejoint pour une phase pilote mi juillet.
Partage est accessible à toute personne de l'annuaire de l'X qui se connecte avec ses identifiants habituels de l’École polytechnique à l'adresse Partage (sélectionner la connexion SSO Shibboleth).
En revanche pour que quelqu'un puisse partager un document avec l'un de nos utilisateur, il faut que cet utilisateur se soit connecté au moins une fois à Partage
Zoom est une plateforme de messagerie instantanée et de vidéo-conférence multiplateforme, basée dans le cloud, et disponible au téléchargement sous forme d’applications, de logiciel PC mais aussi accessible depuis le navigateur web. Elle sert depuis quelques années à l'X pour les entretiens (bachelor, naturalisation...), embauches
Slack est une plateforme de communication collaborative sur ordinateur et smartphone. Rachetée en 2020 par le géant Salesforce.
Il est notamment utilisé par les équipes de la DRI, DCOM, DEEI, MK, DDEV parmi les plus de 35 millions d'utilisateurs actifs actuels.
Articulé comme Slack autour d'une messagerie instantanée, Microsoft Teams permet de créer des fils de discussion par équipe puis par thématique ou projet. Des fils conversationnels (publics ou privés) via lesquels il est possible de chatter, partager des documents, ou recevoir des alertes en provenance d'autres applications.
L'application s’est fait connaître pour sa messagerie instantanée chiffrée de bout en bout. Son application mobile a été mise à jour avec l’ajout d’une fonction importante : le chat vidéo. Vous pouvez contacter vos interlocuteurs en vidéo et l’échange est, comme toujours, chiffré.
Pour info, la Commission Européenne de Bruxelles recommande à son personnel d'utiliser la messagerie Signal pour discuter avec des personnes extérieures à l'institution, afin de relever le niveau de sécurité des communications.
Trello est un outil de gestion de projet en ligne, lancé en septembre 2011 et inspiré par la méthode Kanban de Toyota. Il repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches.
Consignes de sécurité
De manière générale, soyez particulièrement vigilant avec vos outils/applications informatiques :
● Assurer une vigilance constante sur le matériel confié par l'Ecole polytechnique ou votre unité, car les domiciles privés ne disposent pas des protections physiques qu'offre celle-ci : éteindre l'ordinateur et le ranger de manière discrète lorsque l'on sort de chez soi ; ne pas laisser l'ordinateur dans un véhicule, même verrouillé ; ne pas laisser l'ordinateur dans un endroit visible de l'extérieur ; veillez à éviter les chutes et les dommages aux équipements fournis.
● Se connecter aux ressources professionnelles uniquement avec le matériel fourni par l'Ecole polytechnique ou votre unité (les ordinateurs personnels / familiaux sont interdits).
● Utilisez uniquement une connection internet privée (Wifi ou câble).
● Vérifier que le Wifi du domicile est protégé et nécessite la saisie d'un mot de passe robuste pour s'y connecter (au minimum 12 caractères alphanumériques).
● Ne pas brancher (physiquement ou par Wifi ou Bluetooth) de dispositifs personnels – encore moins d'origine inconnue et non vérifiée - (tels que clés USB, cartes SD, disques durs externes, objets connectés, etc.) sur l'ordinateur professionnel de l’entreprise.
● Ne pas sauvegarder des données professionnelles sur des supports personnels.
● Ne pas laisser d'autres membres de la famille, y compris les enfants et encore moins des tiers se servir de l'ordinateur. Ne jamais communiquer vos codes d'accès.
● Attention aux discussions téléphoniques ou visioconférences sensibles que vous pouvez tenir. La discrétion professionnelle reste de mise. Isolez-vous si vous en avez la possibilité ou rappelez ultérieurement à un moment plus opportun.
● Soyez particulièrement vigilant en cette période propice aux attaques par hameçonnage et aux fraudes (plus d’information ici).
● En cas de problèmes techniques, veuillez contacter votre service informatique (ASR de votre unité, ou Servide Desk de l'Ecole polytechnique en fonction de la provenance de votre matériel professionnel). Enfin, alertez votre Correspondant Sécurité des Systèmes d'information de votre unité (voir ici), à défaut le RSSI de l'Ecole polytechnique (adresse courriel : rssi [at] polytechnique.fr), pour tout incident de sécurité.
Notre vigilance est essentielle à l’intégrité de nos systèmes, à la protection de nos informations et à la pérennité de notre activité.
