Migration du système téléphonique Avaya & FAQ

Opération de migration des postes fixes : FAQ

1. " Puis-je envoyer un collègue chercher mon téléphone ? " Réponse è Oui à condition que ce collègue rapporte mon ancien téléphone fixe contre lequel le nouveau lui sera remis. Attention chaque téléphone a été préconfiguré et personnalisé pour pouvoir démarrer dès qu'ils seront rebranchés sur la bonne prise.

2. " Mon nouveau téléphone ne fonctionne pas lorsque je le rebranche, que faire ? " Réponse è Vérifier que le branchement est correctement effectué (dos du téléphone et prise murale). Vérifier que le téléphone était bien celui qui a été personnalisé pour moi (mon nom & poste figurent sur la boite qui contenait le téléphone). Si le problème persiste, ouvrez un dossier sur le portail d'assistance pour qu'un technicien prenne en compte le problème.

3. " Je n'utilise pas de softphone, je souhaite en avoir un avant la bascule, comment faire pour l'obtenir ? " Réponse è  Vous pouvez ouvrir un dossier auprès du service desk via le portail d’assistance. Un technicien traitera votre demande dans les meilleurs délais.

4. " Que se passera-t ’il si je laisse mon ancien téléphone branché après la bascule de mon service ? " Réponse è Rien, ce sera un objet inutile que nous vous demanderons de rapporter au Service Desk pour l'échanger contre un nouveau téléphone ou un casque micro si vous aviez privilégié cette solution.

5. " La date ne me convient pas, est-il possible d'en changer " Réponse è l'opération concerne mille téléphones ce qui nous a conduit à l'organiser par service pour minimiser les risques d'erreur ou d'oubli. Si vous n'êtes pas disponible le jour où votre service basculera vous pourrez continuer d'utiliser votre softphone et venir à la DSI, muni de votre ancien téléphone, à la première occasion postérieur à la date de bascule (ou bien vous organiser avec un collègue - voir Faq n° 1).

6. " Je n'ai pas répondu au sondage, quels sont mes choix ? " Réponse è 

   - Si vous avez un poste fixe et que vous souhaitez le conserver, vous pouvez faire une demande auprès du service desk via le
     portail d’assistance pour demander la mise à disposition d’un poste fixe. (votre dossier sera soumis à un arbitrage reposant sur la légitimité de celle-ci en fonction des motivations que vous aurez indiqué lors de votre demande) -  ces demandes ne sont pas prioritaires et demanderont un délai de traitement plus long que d'ordinaire. En attendant, le softphone reste fonctionnel.
   - Si vous décidez de n’utiliser que le Softphone et que vous ne disposez pas de casque, vous pouvez faire une demande 
     auprès du service desk via le portail d’assistance pour demander la mise à disposition d’un casque.
   - Si vous décidez de n’utiliser que le Softphone et que vous disposez déjà d’un casque, vous n’avez rien à faire de
     particulier.

7. " Je suis absent le jour la bascule de mon service comment faire ? " Réponse è Si vous êtes absent le jour fixé pour votre service, il suffira de vous rendre au SD avec votre ancien poste téléphonique pour récupérer le nouveau dès que possible.

8. "Comment brancher mon téléphone sur mon bureau " Réponse è Vous pouvez suivre les instructions contenues dans le document ci-joint lien.

L’infrastructure matérielle et logicielle déployée précédemment (version 8) est en cours de renouvellement depuis l'attribution du marché public en avril 2024. 
A ce stade du projet, nous allons démarrer l'opération qui consiste à remplacer votre ancien poste fixe par un nouveau. Cette opération est prévue sur les mois de février/mars et avril. Des informations d'organisation concernant votre service ou laboratoire, vous parviendront par mail selon un planning défini sur cette période.
La cible matérielle et logicielle est la version 10 (mise à jour majeure) rendant au passage 80% des matériels (aussi bien les postes utilisateurs que l'infrastructure inconnue des utilisateurs) non compatibles et ne supportant plus de réseau analogique.
La nouvelle infrastructure (3 serveurs physiques hébergeant plus de 20 serveurs virtuels) est installée depuis début octobre dans les deux salles télécoms du campus pour garder la résilience d'accès en cas d'arrêt inopiné d'une salle.
Un premier serveur virtuel (dédié à la gestion DSI) est en production sur cette nouvelle infrastructure. Le planning des perturbations visibles des utilisateurs sera actualisé sur la page "perturbations" de ce site.
Le projet de migration qui alternera des phase de travail en heures ouvrées et non ouvrées démarrera le 6 novembre pour se terminer le 29 novembre.

Le planning prévisionnel est le suivant :

Serveur SDM : en heures ouvrées le 12 novembre, pas d'impact utilisateur prévu
Serveur SMGR : gel de configuration (pas d'utilisation de NOVA) le 13 novembre de 10h à 15h.
Serveur SIP : le 18 novembre de 17h à 19h -> pas de service de softphonie pour tous
Serveur AADS : le 20 novembre en heures ouvrées -> recherche de personne dans l'annuaire du softphone indisponible pour tous
Serveur AES : le 21 novembre de 12h à 13h (impact sur l'ACD 4444 de la DSI, fermé sur ce créneau)
Serveur Breeze : le 25 novembre en heures ouvrées, pas de service de présence dans le softphone pour tous
Serveur CM : le 26 novembre de 17h à 19h, pas de service téléphonique pour tous
Serveur AMS : le 28 novembre de 17h à 19h, service téléphonique perturbé (le routage des appels sera modifié dans l'intervalle)
Serveur SBC : le 2 décembre de 17h à 19h, pas de service téléphonique pour tous

A l'issue de cette migration, les nouveaux postes téléphoniques seront distribués selon un planning qui sera envoyé à toutes les personnes concernées via notre service desk. (opération prévue à partir du 06/02/25)

Toutes les solutions analogiques actuellement en production doivent ainsi être converties vers des solutions IP ou 4G selon le besoin (alarmes, intrusion, PTI, ...) dès 2025, le pôle réseau de la DSI pouvant prolonger ce fonctionnement jusqu'à leur remplacement.

Dans cette nouvelle architecture, le service de softphonie restera ouvert depuis l'internet pour garder la mobilité tout en tenant compte des aspects de cybersécurité.

Au passage, le schéma d'authentification des postes et des softphones sera changé lors de cette phase pour renforcer la sécurité de notre téléphonie.
Nous vous invitons à essayer la version Android ou iOS du softphone sur votre smartphone.

Lorsque nous serons en version 10, vous aurez la possibilité d'avoir simultanément votre softphone connecté sur votre ordinateur ET sur votre smartphone, les deux softphones sonneront en même temps.

Sachez enfin que toutes les documentations de la téléphonie fixe et du softphone Avaya sont disponibles sur notre page dédiée :

https://portail.polytechnique.edu/dsi/telephonie/guides-astuces