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Nouveau SI de Scolarité

Dernière mise à jour : 09/12/18 

Afin de vous documenter sur les nouvelles fonctionnalités, des vidéos tutoriels ou de présentation ont été postées sur Moodle.

 

Liens des vidéos Moodle

Eleves

SynapseS : récupérer son emploi du temps et ses inscriptions pédagogiques, consulter le catalogue de cours.

Pégase : consulter son espace personnel, faire des demandes d'absences, suivre ses demandes d'absences.

https://moodle.polytechnique.fr/course/view.php?id=6974
Enseignants

SynapseS : récupérer son emploi du temps et ses inscriptions pédagogiques, consulter le catalogue de cours. 

Isatis : valider ou refuser des demandes d'absences, faire le suivi de l'assiduité

https://moodle.polytechnique.fr/course/view.php?id=6762
Gestionnaires SynapseS : accéder au back-office, modifier le catalogue d'enseignement, accéder aux inscriptions pédagogiques https://moodle.polytechnique.fr/course/view.php?id=6975

 

FICHES REFLEXES

Eleves

Pégase : faire des demandes d'absences, suivre ses demandes d'absences, suivre ses absences

A venir
Enseignants

SynapseS : consulter ses cours

Isatis : valider ou refuser des demandes d'absences, faire le suivi de l'assiduité, insérer des notes 

A venir
Gestionnaires SynapseS : accéder au back-office, modifier le catalogue d'enseignement, accéder aux inscriptions pédagogiques A venir

 

 

Mises à jour du logiciel

De nouvelles fonctionnalités et corrections de bugs ont été ajoutés au logiciel depuis sa mise en place. Vous retrouverez ici les modifications apportées sur le logiciel.

* Version 1.18

* Version 1.17.3 + version 1.17

 

La mise à jour 1.18 sera appliquée aux alentours du 20 décembre.

 

Contexte

Une décision de la Direction de la Formation en 2010 a fixé l’objectif de remplacer le logiciel de scolarité par son successeur, projet « ENT » et désormais projet « SynapseS » développé de concert avec Télécom et Agro Paris, rejoints ensuite par l’ENSTA et l’IOGS.

Le retard du développement SynapseS a eu peu de conséquences à l’X grâce au développement d’ENEX NG, la version modernisée d’ENEX ; néanmoins la pression sur les infrastructures d’enseignement de l’Ecole impose désormais #1 un GoLive en septembre 2018 #2 en bigbang (tous les cursus, toutes les années).

 

Périmètre fonctionnel et technique

Le contexte rappelé ci-dessus explique que la réponse en 2018 ne peut être monolithique comme l’était celle imaginée en 2010. Le nouveau système de scolarité ne sera ni un logiciel transposant l’ancien ni un logiciel unique. Le nouveau système de scolarité sera un système modulaire, de solutions complémentaires et parfaitement intégrées :

Cartographie cible du projet de modernisation du SI de scolarité (cible 2018)

  • SynapseS le système de gestion des emplois du temps, des inscriptions et de conventions de stages et le recueil des notes
  • le portail Pégase permettant aux étudiants de consommer des services digitaux en lien avec leur scolarité ; en back office Isatis permet aux administratifs d’administrer Pégase.
  • Un logiciel d’aide à la planification
  • des outils existants, stabilisés et faisant l’objet d’améliorations continues : base des notes, module de gestion de la 4e année et LMS Moodle
  • ENEX NG l’ancien système de scolarité dont la mise en sommeil doit être organisée

Pour illustrer du point de vue utilisateur, un étudiant évoluera par exemple dans 3 environnements aux rôles bien identifiables : Moodle pour les contenus pédagogiques, SynapseS pour sa scolarité, Pégase pour la gestion des informations, des autorisations et la consommation de services digitaux (téléchargement de certificats, de GPA, demande d’absence, portail d’offre de stage, édition d’autorisation de prélèvement SEPA pour le loyer, achat et paiement en ligne de la tangente etc.).

La mise en place des infrastructures et des services systèmes, les synchronisations, sauvegardes, interfaces font bien sûr partie des prérequis de la cible du SI de scolarité.

Enfin, le périmètre projet comprend la participation de l’X aux développements mutualisés du logiciel SynapseS à hauteur de l’équivalent de 60% d’un ETP développeur.

Cartographie cible du projet de modernisation du SI de scolarité (cible 2019)

Aux améliorations de la cible 2018 s’ajouteront

  • Le suivi des charges d’enseignement
  • La planification des scolarités
  • Solutions pérennes pour la base des notes, le suivi des élèves pendant la 4A et
  • Les outils de pilotage et tableau de bord SynapseS, Pégase et Isatis

 

Jalons

Avril 2018

  • Définition de la cible du SI de scolarité
  • Catalogue de cours chargé et à jour
  • Nouvelle fonction Moodle : ouverture des cours pour visibilité aux étudiants non-inscrits
  • Choix de l’hébergement des serveurs SynapseS (interne vs SaaS Télécom)
  • Création des 3 environnements SynapseS : production, qualification et test
  • Réservation des salles en ligne (PC 101 à 107)
  • Choix et acquisition d’une solution d’aide à la planification
  • Une FEB devient obligatoire pour toute demande concernant le SI Enseignement
  • Outsourcing de la contribution de l’X au développement mutualisé SynapseS 

Septembre 2018

  • Mise en production (MEP) SynapseS pour tous les étudiants en scolarité à l’Ecole (les X en 4A sont exclus) : exploitation par tous les services concernés. Périmètre fonctionnel : emploi du temps personnalisé pour tous les élèves et professeurs.
  • MEP de l’aide à la planification pour corriger les planifications à la volée + optimisation
  • Extension Pégase/Isatis. Périmètre fonctionnel : assiduité (demande d’absence, gestion des absences), certificats, transcripts, GPA, autorisations CNIL, portail d’offres de stages, tableaux de bord etc.
  • MEP des interfaces et des synchronisations entre logiciel
  • Mise en place d’une task force fonctionnelle
  • Automatisation des remontées SISE
  • Recentrage de la base des notes sur sa fonction première : suppression du code techniquement obsolète et définition des palliatifs métier

Avril 2019

  • Exploitation du moteur d’aide à la planification
  • Démarrage du chantier « Suivi des charges d’enseignement », définition cible fonctionnelle
  • Prise en compte du RETEX sur Pégase/Isatis/absences pour MAJ
  • Planification assistée de l’emploi du temps 2019-2020
  • Actualisation du besoin d’outils pour l’exploitation de la base des notes (quelles données, etc.)
  • Mise en place des cycles de reinscription annuelle sur le SI 

Septembre 2019

  • Mise en place du suivi des charges d’enseignement
  • Application calendrier pour les professeurs / étudiants
  • Stabilisation de la nouvelle mouture de la base des notes
  • Retrait de service d’ENEX/NG
  • Infocentre SynapseS

 

Accompagnement à la conduite du changement

La conduite du changement est rendue difficile par le fait que toutes les populations à former seront absentes pendant les 6 semaines précédant la mise en production (jalon de septembre 2018) ; 6 semaines, un délai plus que suffisant pour permettre d’oublier une formation lorsqu’on ne pratique pas entre temps.

Le SI de scolarités est utilisé par 3 populations suffisamment différentes pour exiger un accompagnement du changement personnalisé : « élèves », « enseignants et vacataires » et « personnels administratifs ». Pour plus d’informations, consulter le document en ligne disponible ici : https://gargantua.polytechnique.fr:443/siatel-web/linkto/mIC5YYZKftY

 

Risques

Vous pouvez retrouver le portefeuille de risques et les actions de mitigation sur le document cité au dessus.

 

Demandes d'évolutions

Toute demande d'évolution du SI enseignement doit désormais passer par une fiche d'expression de besoin, qui doit être soigneusement remplie et transférée au chef de projet SI pour analyse en COPIL formation. La fiche est disponible sur Gargantua : https://gargantua.polytechnique.fr:443/siatel-web/linkto/mIC5YYZKiYY6

 

Liens vers les nouvelles applications de la scolarité

Pégase, portail administratif et services : https://formulaires.polytechnique.fr/pegase

SynapseS, portail pédagogique et catalogue des cours : https://synapses.polytechnique.fr/

SynapseS back-office, gestion par la scolarité : https://synapsescol.polytechnique.fr/

 

Support du CODIR enseignement du 25 mai 2018

https://gargantua.polytechnique.fr:443/siatel-web/linkto/mIC5YYZKp7YK

 

Note de nomination des référents métiers SI enseignement

https://gargantua.polytechnique.fr:443/siatel-web/linkto/mIC5YYZK)xY

 

Contacts

Vous pouvez contacter l'équipe projet en cas de besoin : Nous contacter

Merci de ne contacter l'équipe qu'en cas de questions relatives à la problématique du SI enseignement ou scolarité.