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Partage de documents avec Zimbra

 

Principe et limitations

 
Vous pouvez échanger des documents via Zimbra, dans la limite de 100 Mo par fichier, et en fonction de l'espace restant dans votre boîte.
 
A cet effet, surveillez votre indicateur d'occupation en haut à droite dans le Webmail, en laissant la souris quelques secondes sur votre nom de connexion.
 
Vous avez le choix entre 3 modes de partage détaillés ici:
 

 

Mettre en ligne les documents

 
- Si vous n'avez qu'un ou deux fichiers à mettre en ligne, le plus simple est d'aller dans le porte-documents du webmail puis de cliquer sur Uploader le fichier


 
- Si vous devez partager beaucoup de documents, configurez plutôt un lecteur réseau qui pointera vers le porte-documents (Briefcase).

1. Cliquez sur Connecter un lecteur réseau

2. Précisez le chemin du porte-documents au niveau du Dossier en remplaçant prenom.nom par vos identifiants :
\\zimbra.polytechnique.fr@SSL\DavWWWRoot\dav\prenom.nom\Briefcase

Si vous avez partagé un sous-dossier du porte-documents, il vous suffit de rajouter le nom du sous-dossier:
\\zimbra.polytechnique.fr@SSL\DavWWWRoot\dav\prenom.nom\Briefcase\nom-du-sous-dossier

3. Saisissez vos identifiants LDAP habituels

4. Vous devez alors avoir un lecteur Z: qui représente le porte-documents Zimbra.

Tout ce que vous glisserez dedans sera visible aux personnes à qui vous aurez donner les droits d'accès.

Remarque: Si vous êtes sous Mac OS X
Finder -> Aller -> "Se connecter au serveur…"-> "Adresse du serveur" : https://webmail.polytechnique.fr/dav/prenom.nom/Briefcase

 
 

Partager des documents avec des utilisateurs

*toute personne présente dans l'annuaire de l'Ecole dispose de fait d'un accès à Zimbra et ses capacités de partage

1. Faites un clic droit sur le dossier Porte-documents puis Partager Dossier

2. Renseignez alors les utilisateurs qui auront le droit de consulter les fichiers mis en ligne.
Attention: il faut uniquement saisir prenom.nom (sans le suffixe @polytechnique.edu par exemple)
Les caractères sont à écrire en minuscule; les espaces dans les noms composés, à remplacer par des tirets.

Si vous avez besoin d'autoriser plusieurs utilisateurs, le mieux est de présaisir au préalable dans un éditeur de texte,
la liste des noms sous la forme: prenom1.nom1;prenom2.nom2;prenom3.nom3
Copiez et collez alors cette liste dans la zone Adresse Mail:

3. Choisir Ajouter une note au mail standard.
4. Les personnes reçoivent une notification de partage qu'elles doivent accepter dans le Webmail.

5. Elles peuvent alors donner un nom et une couleur à ce partage

6. L'étape 5 validée, le porte-documents apparaît sous leur propre porte-documents:

Les personnes peuvent également consulter le porte-documents de manière directe via cette adresse:
https://webmail.polytechnique.fr/home/prenom.nom/Briefcase
après avoir remplacé prenom par votre prénom et nom par votre nom
et s'être authentifiées avec leurs identifiants habituels (ENEX, Wifi...).

 
 

Partagez des documents avec des invités

*invité = personne dont l'adresse courriel est extérieure à l'école, qui doit s'authentifier et n'a un accès qu'en lecture aux documents partagés

1. Faites un clic droit sur Porte-documents puis Partager Dossier

2. L'invité reçoit un courriel lui notifiant le partage

3. En cliquant sur le lien du courriel, il peut définir son nom d'affichage et son mot de passe

Attention: il faut avertir votre invité que le mot de passe doit contenir a minima 8 caractères dont 1 majuscule et 2 chiffres.
Sinon il aura ce joli message d'erreur

4. Le porte-documents se présente in fine sous cette forme "web-isée"

Notez que cette personne gardera le même mot passe pour les partages futurs.

 

Partagez des documents en mode "consultation publique"

Lors du partage, choisissez Public

Dans ce mode, les personnes consultent le porte-documents de manière directe via cette adresse:
https://webmail.polytechnique.fr/home/prenom.nom/Briefcase
après avoir remplacé prenom par votre prénom et nom par votre nom et sans authentification

 
 

Retirez le partage

Pour enlever un partage, allez dans :
Préférences -> Partage -> "Dossiers partagés par moi" -> faire "Retirer" sur le partage.