Parapheur électronique

L’École polytechnique s’est dotée d’un parapheur électronique en janvier 2024 afin de dématérialiser les fiches de circulation et signatures et remplacer les parapheurs papier.
Cet outil est utilisable uniquement pour une circulation interne à l’école.

Pour y accéder, vous devez vous connecter à l'application Gargantua:
https://gargantua.polytechnique.fr/siatel-web/ 
(avec vos identifiants école).

1. Sur la gauche, dans la barre de menu vertical, cliquez sur « tâche »
2. En haut, cliquez sur « Menu des processus »
3. Sélectionnez « Demande de signature »

Vous trouverez vidéos d’information et tutos de formation sur cette page Moodle:
https://moodle.polytechnique.fr/course/view.php?id=18267

Parapheur [nom masculin]
“Registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le courrier avant de le présenter à la signature.” (Définition du Larousse)

Un Parapheur Électronique est un outil informatique qui permet la gestion électronique des documents administratifs au sein d’une organisation (GED). Il remplace les méthodes traditionnelles de gestion de documents papier, telles que l’impression, la signature manuelle et l’acheminement physique des dossiers.

Attention, contrairement à d’autres GED le P.E. n’est pas adapté pour l’archivage.

Concrètement, le Parapheur Électronique offre une plateforme sécurisée où les utilisateur·ice·s peuvent consulter, annoter, signer et valider électroniquement les documents de manière collaborative. Il permet également de suivre les différentes étapes de traitement des documents, assurant ainsi une traçabilité et
une transparence accrues.

LES AVANTAGES DU PARAPHEUR ÉLECTRONIQUE

L’utilisation d’un Parapheur Électronique présente de nombreux avantages.

Tout d’abord, il permet de réduire considérablement les délais de traitement, en éliminant les contraintes liées aux échanges de documents physiques. Les circuits et les notifications automatisées facilitent la circulation des documents entre les différentes personnes impliquées, favorisant ainsi une plus grande réactivité et une meilleure coordination.

De plus, le Parapheur Électronique améliore la sécurité des données et des informations sensibles.

Les accès aux documents peuvent être restreints et contrôlés, garantissant ainsi une confidentialité et une intégrité renforcée. Les fonctionnalités de signature électronique offrent une valeur juridique équivalente à celle de la signature manuscrite, tout en simplifiant et en accélérant le processus.

Enfin, le Parapheur Électronique contribue à la dématérialisation des processus administratifs, réduisant ainsi l’utilisation de papier, les coûts d’impression et les espaces de stockage physique. Il favorise une gestion plus durable et respectueuse de l’environnement.

En somme, le Parapheur Électronique représente une solution moderne et efficace pour la gestion des documents administratifs, offrant des avantages significatifs en termes de rapidité, de sécurité et d’efficacité. Son adoption progressive au sein des administrations déconcentrées de l’État français vise à faciliter et à améliorer les processus de travail, pour une administration plus moderne et performante.

Source https://www.dxo-design.fr/epe/outils