Je quitte l'école

Que dois-je faire pour préparer mon départ ?

Rappel de la charte informatique

Section 4.6 Fermeture des accès, restitution des matériels en prêt

Lors de la fermeture ou de la modification de ses accès au système d’information accompagnant une mutation ou un départ définitif (exemple : démission) ou une absence de longue durée (exemples : sans traitement, congé longue maladie, etc.), l’utilisateur doit laisser ses données professionnelles à disposition de l’École polytechnique. Dans le cas contraire, et dans les limites fixées par la loi, l’École polytechnique peut y accéder
dans l’intérêt du service.
L’utilisateur est responsable avant son départ de la destruction de ses données privées, et l'Ecole polytechnique se dédouane de toute utilisation frauduleuse qui pourrait en être fait si celles-ci n'ont pas été correctement
supprimées.
Avant son départ, mutation ou absence de longue durée, un utilisateur doit restituer à son responsable hiérarchique

Section 4.8 Boîtes de messagerie électronique de l’École polytechnique

Sauf demande explicite de l’utilisateur auprès de la DSI, justifiée par un besoin professionnel, et uniquement dans un but de redirection vers une boite de messagerie électronique externe, l’adresse courriels électronique
de l’École polytechnique est supprimée lors du départ de l’utilisateur.

Cette suppression est repoussée à cinq ans après départ de l’École polytechnique dans le cas des élèves du cycle ingénieur polytechnicien.

Après son départ, un élève est libre de demander par anticipation la suppression de son adresse à tout moment.

Vous êtes salarié ou personnel intervenant dans l’Ecole polytechnique

Lors de votre départ, la DSI:

- récupère le matériel mis à votre disposition (PC et téléphone mobile si tel est le cas)

- efface vos données

Nous vous invitons à veiller à bien récupérer vos données personnelles. Les informations vous concernant et enregistrées dans notre Système d'Information seront conservées selon une durée définie par la finalité de celles-ci et en respect des règles RGPD.

Votre adresse mail prenom.nom [at] polytechnique.edu sera supprimée et le contenu de votre boîte aux lettres électronique sera effacé à la suite de votre départ.

Vos accès aux différentes applications du SI seront également supprimés.

Vous êtes élève

Les données vous concernant et enregistrées dans notre Système d'Information seront conservées selon une durée définie par la finalité des informations et en respect des règles de RGPD.

Comme stipulé dans la charte informatique (section 4.8), la suppression des accès au Système d'Information et à la messagerie (y compris la redirection) est effective après une période de 5 ans.

Processus général de départ de l'établissement

Avant le départ de l’agent

Récupération et suppression des données personnelles stockées sur les moyens informatiques dont l’agent a été dotés.
Information , de l’agent, du service de l’agent, de la DSI, du SMG , BIB et du Bureau de Sécurité Défense (du SPIS) de la décision avec la date effective du départ de l’agent.
Demande mise à jour des procédures de travail existantes dans le service ou de création de nouvelles procédures de travail pour garantir et assurer le transfert de compétences au nouvel agent.
Transmission au service de l’agent de l’inventaire des matériels confiés à l’agent ainsi que la fiche de restitution
Mise en place d’un message d’absence/ information à ajouter dans la signature, informant de son départ prochain et indiquant le nouveau point de contact pour ses correspondants.
Vérification du message d’absence du départ de l’agent
Suppression de l’agent des listes de diffusion non automatiques
Réaffectation de la propriété des listes non automatiques, dont le propriétaire est l’agent sur le départ, à d’autres propriétaires
Suppression des références à l’agent des sites web, intranet, réseaux sociaux, chez les fournisseurs, etc.
Information, déclaration et transmission de l’agent à son responsable hiérarchique de l’ensemble des accès applications, des dossiers informatiques partagés à l’École ou des espaces de stockage externe et des documents et dossiers stratégiques , des listes de diffusion dont il est propriétaire , utiles et nécessaires à la continuité du service. (Cf. Charte informatique)

Au jour du départ de l’agent

Le gestionnaire du service supprime le profil de l'agent dans l'annuaire Xajam
Suppression des accès à privilège au système d’information (inclus le compte de messagerie, applicatifs et ressources numériques) à partir d'une demande de service IWS faite au Service Desk
Solde et clôture du compte de restauration
Désactivation du compte de restauration
Versement à l’École du solde du compte de la restauration
Récupération des livres
Récupération du véhicule emprunté ou mis à disposition .
Présentation à la DSI pour restitution du téléphone Mobile afin de fournir les identifiants nécessaires à la réinitialisation du téléphone.
Récupération du badge
Récupération des clés du bureau,
Restitution de l'ensemble du matériel informatique et téléphonie fixe, à la DSI (prendre RDV sur Réservio avant le départ de l'agent) avec la fiche de restitution signée par le responsable de service ou par l’agent.
Réinitialisation du matériel informatique utilisé par l’agent
Suppression de l’adresse mail « polytechnique.edu »
Désactivation du badge de l’agent
Solde de tout compte empruntés

Fiche de circuit de départ