Comment réaliser ses achats
Page mise à jour le 06/05/2024
Documents utiles : Codes NACRES ; Mémento rejets PEP ; Typage tiers ; Note sur les immobilisations ; Les procédures et les seuil applicables
Dans le cas d'un achat d'un montant inférieur à 25 000 € HT, vous devez :
- soit joindre 3 devis à votre commande PEP
- soit réaliser votre mise en concurrence en utilisant le Kit Mapa, puis adresser l'ensemble des documents pour contrôle, avant réalisation de votre commande PEP à :
Pour les achats d'un montant supérieur ou égal à 40 K€, comme indiqué sur le tableau récapitulatif ci-dessous, votre dossier doit être adressé directement à sda.procedure [@polytechnique.fr] pour prise en charge par un acheteur. Cependant, à ce jour (06/05/2024), pour un montant compris entre 25K€ et 40K€, une demande d'autorisation de l'utilisation du kit mapa doit être adressée à la DA.
Lorsque l'analyse repose sur des critères techniques en plus du critère financier, le Kit Mapa doit être utilisé dès le 1er euro
Tableau récapitulatif des actions à réaliser pour vos achats :
Avant tout achat, s'assurer que le besoin n'est pas couvert par un marché ou par l'UGAP
Dossier à constituer | Seuil < 25 000 € HT(4) | Seuil > ou = 25 000 € HT(3) (4) | |
< ou = 10 000 € HT | > 10 000 € HT | ||
Achats non scientifiques |
3 devis1 (à adresser via PEP) |
Conditions générales des achats2 (à adresser à sda.procedure) |
Demande d'établissement de marchés
-> expression de besoin réalisée par le demandeur : CCTP, annexes… (à adresser à sda.procedure)
|
Achats scientifiques |
3 devis1 (à adresser via PEP) |
1 dans le cas où la production de trois devis n'est pas possible : utiliser le modèle de Rapport d'analyse du Kit Mapa afin d'expliquer les démarches réalisées ou l'absence de concurrence. La cellule Achats courants est à votre disposition pour vous aider dans la réalisation de vos achats de faible montant.
2 document à joindre à votre commande PEP lors de l'envoi au fournisseur
3 traitement des dossiers à la charge de la Direction des Achats (DA) qui publie sur la plateforme des achats de l'État un avis d'appel à la concurrence ainsi qu'un avis d'attribution.
4 Le Kit Mapa est une procédure d’achat permettant de répondre à certains besoins de l’École d’un montant généralement supérieur ou égal à 10 000 € HT et inférieur à 25 000 euros HT (Exception possible sur accord DA pour un montant > 25 000 euros HT et jusqu’à 40 000 euros HT)
Pour information les seuils de procédures formalisées sont les suivants (au 1er janvier 2024) :
- Marchés de fournitures et de services des autorités publiques centrales : 143 000 € HT
- Marchés publics de travaux et contrats de concessions : 5 538 000 € HT
Attestation de pénalités (en cas de retard d'exécution ou de livraison)
Les pénalités de retard, hors marchés de travaux, sont appliquées si elles dépassent le montant de 45€
Demande d’application ou d’exonération de pénalités
Documents utiles : Pénalités - Guide pratique ; Pénalités - Procédure