Comment réaliser ses achats
Dernière mise à jour de la page : 20/09/2024
Pour toute question relative à un achat, s'adresser à sda.procedure [polytechnique.fr]
Les achats de l’Ecole polytechnique s’organisent autour du seuil de 40 000,00 euros hors taxes imposé par le code de la commande publique.
Le seuil de 40.000 € HT s'évalue sur une année pour tous les achats de même nature à l'École, selon la Nomenclature Achats Recherche Enseignement Supérieur (NACRES) qui a pour objectif premier de vérifier la valeur des achats effectués par l'acheteur au regard des seuils prévus par le Code de la commande publique.
Les modalités pratiques lorsque le besoin d'achat n'est pas déjà couvert par un marché existant (liste des marchés) ou selon le type d’achat par une centrale d'achat (UGAP, Cap Territoires, Resah, l'AMUE, la centrale d'achat du CNRS) sont les suivantes :
Pour les achats d’un montant inférieur à 5 000 € HT : le laboratoire ou service de l’Ecole (prescripteur) peut, selon son choix, avoir recours ou non à une mise en concurrence auprès de 3 fournisseurs suivant la connaissance du montant de son achat et des prix pratiqués. Toutefois, la possibilité de réaliser des achats sans mise en concurrence est soumise à des règles dont celle de ne pas contracter systématiquement avec le même fournisseur lorsqu'il existe plusieurs offres susceptibles de répondre au besoin garantissant ainsi une bonne utilisation des deniers publics. La Direction des Achats veillera attentivement au respect de ces règles et recommande de mettre en concurrence les offres lorsque cela est possible.
Pour les achats dont le montant se situe entre 5 000 € HT et 40 000 € HT dont le seul critère de choix est le prix, le laboratoire ou service prescripteur de l’École doit procéder à une mise en concurrence auprès de trois fournisseurs, et sélectionner l'offre la plus économique. Étant donné que la mise en concurrence repose exclusivement sur le prix, le kit MAPA n’est pas nécessaire. La saisie de la commande dans PEP doit comprendre les demandes de devis ainsi que les devis reçus. Il est important de noter que l'obligation concerne la mise en concurrence de trois fournisseurs, et non l'obtention de trois devis.
Pour les achats dont le montant se situe entre 5 000 € HT et 40 000 € HT comprenant des critères de choix financiers et techniques (délais, spécifications techniques, critères environnementaux…) : le laboratoire ou service de l’École (prescripteur) doit procéder à une mise en concurrence auprès de trois fournisseurs en précisant clairement les critères de choix qui permettront de retenir l'offre la plus avantageuse. Il est important de noter que l'obligation concerne la mise en concurrence de trois fournisseurs, et non l'obtention de trois devis. Pour ces achats, le laboratoire ou service de l’Ecole (prescripteur) devra utiliser le Kit MAPA mis à sa disposition :
1- Consulter les fournisseurs en envoyant les 2 documents ci-dessous :
- Conditions générales d'achat (CGA) : CGA TIC ; CGA FCS ; CGA PI
2- A la réception des offres : compléter le Rapport d'analyse
- puis, avant d'effectuer la saisie de la commande dans PEP, adresser l'ensemble des documents liés au Kit Mapa (Lettres de consultation envoyées aux candidats, devis reçus, réponses des fournisseurs consultés, rapport d'analyse complété ...) pour contrôle et validation à : sda.procedure [polytechnique.fr]
3- Pour informer les entreprises non retenues, renseigner puis envoyer : Lettre de rejet
Si la mise en concurrence n'est pas possible, alors le prescripteur doit transmettre à sda.procedure [polytechnique.fr]
- soit un certificat d'exclusivité établi par le fournisseur disposant de l'exclusivité
- soit une attestation de non mise en concurrence renseignée et signée par le prescripteur
Pour les achats d’un montant supérieur à 40 000 € HT :
Le prescripteur doit être accompagné par un acheteur de la Direction des achats et doit adresser les documents suivants à l’adresse sda.procedure [polytechnique.fr]
1- Demande d'établissement de marché
2- Expression de besoin : CCTP et annexes éventuelles
3- Attestation de responsabilité
Procédure d'achat : Procédures et seuils applicables
Synthèse des modalités pratiques sous forme de logigramme : Synthèse des actions à réaliser pour tout achat