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Quelles sont les procédures internes de candidature?

Afin de faciliter la préparation de la mobilité internationale et de renforcer les chances d’admission de chacun, la procédure de candidature est organisée selon les modalités et le calendrier suivants. Consultez-la avec attention avant de commencer toute démarche.

Les formations à l’international répertoriées dans le catalogue ainsi que les formations hors catalogue sont classées en trois catégories de mobilité définies comme suit :

Mobilités de catégorie 1 :

-Mobilités réalisées dans le cadre d’un accord de coopération entre l’établissement d’accueil et l’Ecole polytechnique (Exonération des frais de formation).
-Nombre de places limitées par établissement. Pré-sélection par l’école, par une commission Direction du cycle ingénieur-DRI-DFHM (chaque élève pouvant soumettre jusqu’à trois projets de mobilité dans la catégorie 1) .
-Accompagnement et gestion du dossier de candidature par la DRI.
-Une seule candidature envoyée.
-Estimation du taux d’admission : 99%. La présentation d’un dossier par l’Ecole polytechnique à son partenaire est une quasi-garantie d’admission.
-Exemples de mobilités catégorie 1 : TUM (Allemagne), KTH (Suède), NUS (Singapour)

Mobilités de catégorie 2 :

-Mobilités réalisées hors accord de coopération (frais de formation à régler auprès de l’établissement d’accueil)
-Gestion et envoi des candidatures par l’élève avec l’aide et les conseils de la DRI.
-Trois candidatures maximum.
-Estimation du taux d’admission : 80%
-Exemples de mobilités catégorie 2 : DTU (Danemark), Chalmers (Suède), ETHZ (Suisse)

Mobilités de catégorie 3 :

-Mobilités réalisées hors accord de coopération (frais de formation à régler auprès de l’établissement d’accueil)
-Gestion et envoi des candidatures par l’élève avec l’aide et les conseils de la DRI. Attention : procédures de candidature longues et complexes (examens officiels à passer notamment).
-Cinq candidatures maximum.
-Estimation du taux d’admission : 70%
-Exemples de mobilités catégorie 3 : principalement Etats-Unis et Royaume-Uni.

Tout élève intéressé par une formation à l’international devra, avant d’envoyer sa candidature :

  1. Choisir une catégorie de mobilité : 1 ou 2 ou 3. Il peut aussi combiner les catégories 2 et 3, et éventuellement 1 et 2 (mais la catégorie 1 doit rester prioritaire). Les catégories 1 et 3 ne peuvent pas être combinées.
  2. Respecter le nombre maximum de candidatures autorisées par la catégorie choisie : trois candidatures en catégorie 1, cinq candidatures en catégorie 2, cinq candidatures en catégorie 3. Si l’élève associe les catégories 1 et 2, le nombre de candidatures maximum est limité à 5 (dont une seule en catégorie 1). S’il associe les catégories 2 et 3, le nombre de candidatures maximum est limité à 6.
  3. Informer la DE et DRI de son choix via ENEX selon le calendrier indiqué ci-dessous.

 

Si vous postulez à une formation présente au "catalogue":
- pour les universités partenaires, consultez la rubrique "Procédures internes pour les mobilités en catégorie 1"
- pour les candidatures libres, consultez la rubrique "Mobilités catégories 2 et 3"

 

Si vous êtes intéressé par une formation qui n'est pas listée dans le catalogue, notamment les doctorats, vous devrez soumettre une demande de formation hors catalogue à la DE (Anne-Marie Le Gall). Votre  projet personnel de formation sera évalué par une commission de professeurs.

Les formations hors catalogue entrent dans les catégories 2 et 3 en fonction du pays :
- Catégorie 2 : Autre pays.
- Catégorie 3 : Australie, Canada, Etats-Unis, Royaume-Uni, Japon

Quel est le calendrier de candidature ?
 

Date butoir

Etape

Consignes pour les élèves

début novembre

Demandes hors catalogue 

Soumettre son/ses éventuelle(s) demande(s) de formation hors catalogue à la DDCIP (Anne-Marie Le Gall).

mi novembre

Confirmation du choix de  catégorie

Confirmer son souhait de candidature à une 4A international en indiquant la catégorie de mobilité choisie. (via ENEX)

25 novembre

Confirmation des voeux en catégorie 1 

Pour les élèves désireux de postuler à des formations en catégorie 1 : préciser à la DRI jusqu'à 3 projets de mobilité. Les résultats sont annoncés début décembre.

mi décembre

Confirmation des établissements et formations choisis

Confirmer à la DRI toutes ses candidatures à l'international en précisant les établissements et formations choisis.

 

Si vous souhaitez postuler à une formation non-référencée par l'école :
- lisez bien les modalités de demande hors catalogue puis
- la rubrique pour les candidatures libres, "Mobilités catégories 2 et 3"

 

Procédures mobilité en catégorie 1

Les mobilités de catégorie 1 rentrent dans le cadre d’un accord de coopération entre l’établissement d’accueil et l’École polytechnique et comprennent donc une exonération des frais de formation ainsi qu'une procédure d'admission simplifiée. Elles sont de fait soumises à un nombre de places limitées pour chaque université ou faculté (en moyenne entre 4 et 8 par établissement).

 

1. Présélection par l'École polytechnique
 

Les élèves intéressés par une formation en catégorie 1 doivent d'abord être sélectionnés par l'école avant de postuler officiellement auprès de l'université d'accueil. La procédure de candidature interne s'effectue via ENEX courant novembre de la 3ème année. Les élèves peuvent soumettre par ordre de préférence jusqu’à 3 projets de mobilité (établissement + formation) et doivent aussi répondre aux questions suivantes pour préciser leur motivation :

1-Pourquoi souhaitez-vous postuler à cette/ces formation(s) et établissement(s) ? En quoi ce projet de 4A répond-t-il à vos objectifs professionnels ? (400 mots maximum)

Pour vos lettres de recommandations EPFL, pensez à inclure les noms de vos recommandeurs à la fin de la question 1.

2-Pensez-vous postuler aussi à d'autres 4A (en catégorie 2, en France, aux Corps) ? Sont-elles prioritaires par rapport à la catégorie 1 ? (50 mots maximum)

Les critères de selection sont :

- Le projet académique et professionnel clair et approfondi,

- La cohérence et pertinence du parcours réalisé (stage, cours, projets),

- La connaissance de la formation et universités visées,

- Les résultats académiques.

Une commission composée de membres de la DRI, DDCIP et DFHM se réunit courant novembre pour étudier les projets des élèves.

Les résultats sont communiqués aux élèves début décembre.

Les élèves dont aucun des projets n’est retenu par la commission peuvent alors :
- Proposer un autre projet en catégorie 1 (dans la limite des places encore disponibles suite au jury)
- Postuler en catégorie 2 et/ou 3.
- Choisir de ne plus candidater à une formation à l'international.

Suite au jury de pré-sélection et jusqu’en mai, la DRI tient à disposition des élèves une liste régulièrement mise à jour des établissements pour lesquels le quota n’a pas encore été atteint. En fonction de la date butoir d’envoi des candidatures auprès du partenaire, il est donc possible d’envisager une candidature plus tardive (ex : jusqu’en mai pour l’Italie et l’Allemagne). Les élèves ayant postulé initialement en catégorie 2 et/ou 3 et n’ayant finalement obtenu aucune admission peuvent notamment en faire la demande auprès de la DRI.
 

2. Préparation des dossiers de candidature
 

La présentation d’un dossier par l’École polytechnique à son partenaire étant une quasi-garantie d’admission, la DRI n'envoie donc qu'un seul dossier par élève.

Un dossier comprend généralement les pièces suivantes.  La DRI ajoutera à votre dossier une lettre de nomination officielle et enverra les dossiers aux partenaires. Vous ne devez pas envoyer vous-même votre candidature.

Les dossiers doivent être apportés en deux exemplaires à la Responsable 4A international avant le départ en stage 3A. Une exception : la date butoir pour les Masters by research à la National University of Singapore étant le 1er novembre, les élèves intéressés doivent préparer leur dossier avant la pré-sélection par l’école (soit courant octobre).

La lettre d’admission officielle est généralement communiquée par nos partenaires directement aux élèves mais souvent de manière assez tardive (entre mai et juillet). Bien que la DDCIP vous demande de l’informer de votre choix définitif de 4A de préférence avant mi-mai, il vous sera possible de confirmer votre mobilité jusqu’au 15 juillet.

Pensez à bien informer la DRI de vos résultats d’admission ! En cas de problème, contactez rapidement la Responsable 4A International.

Procédures mobilités catégorie 2 et 3

 

1. Confirmer son choix de formation en catégorie 2 et 3
 

Les mobilités en catégorie 2 et 3 ne rentrent pas dans le cadre d’un accord de coopération entre l’établissement d’accueil et l’Ecole polytechnique.

Aucune pré-sélection n’est organisée par l’Ecole puisqu’il n’y a pas de quota par établissement. Les élèves postulent en tant que candidat libre et l’Ecole polytechnique ne peut donc pas garantir l’admission. Vous trouverez ci-dessous pour information les taux d'admission des promotions précédentes, par établissement et domaine d'études.
 

En parallèle de la préparation de votre dossier auprès de l'université étrangère, vous devez :
- Confirmer via ENEX votre souhait de postuler en catégories 2 et/ou 3 et préciser le ou les établissement(s) et formation(s) choisi(s) avant mi-décembre ;
- Respecter le nombre de candidatures autorisées : cinq candidatures en catégorie 2, cinq candidatures en catégorie 3, six candidatures si vous associez les catégories 2 et 3.
- Si vous choisissez une ou plusieurs formations hors catalogue, faire valider en novembre par l’école ces candidatures. Notez que les formations hors catalogue entrent dans les catégories 2 et 3 en fonction du type de procédure de candidature qu’elles impliquent et avec le même nombre de candidatures autorisées. Cliquez ici pour connaître les démarches à suivre pour une demande hors catalogue.
 

2. Préparer son dossier de candidature

Vous êtes entièrement responsable de la constitution de vos propres dossiers de candidature et devez vous renseigner auprès de l’université d’accueil (principalement via le site internet) pour connaître :

- Les modalités d’admission et les pré-requis
- Les pièces du dossier à rassembler
- Le format d'envoi du dossier (via le site de l'université et/ou version papier, nombre d'exemplaires)
- Les examens et tests officiels à passer
- La date butoir de candidature (en ligne et/ou d’envoi du dossier)

Notez que l'Ecole n’envoie pas les dossiers aux universités et ne pourra pas intervenir en cas de non-respect des dates butoirs et des procédures.

La DRI vous apporte cependant des conseils dans la préparation de vos candidatures  (cf. Appui à la gestion de candidature)

Les résulats d'admission sont généralement connus entre janvier et juin. Bien que la DDCIP vous demande de l’informer de votre choix définitif de 4A de préférence avant mi-mai, il vous sera possible de confirmer votre mobilité jusqu’au 15 juillet si vous n’avez pas encore reçu les résultats.

 

Procédures mobilités formations hors-catalogue (PhD et Masters)

 

Modalités de demande et dates butoirs
 

Une formation dite « hors-catalogue» est une formation qui ne figure pas explicitement dans le livret de 4A de votre promotion et qui n’a donc pas été validée par le Conseil d’Administration.

Parmi les raisons qui peuvent motiver une demande hors catalogue :
■ Aucune formation du livret ne correspond à votre projet personnel et professionnel ;
■ Vous avez choisi un domaine d’études peu ou pas représenté dans le catalogue ;
■ Vous souhaitez postuler à un PhD à l’étranger. (Notez que les seuls pays proposant une admission directe sans M2 Recherche sont les Etats-Unis et dans une certaine mesure, le Canada et le Royaume-Uni.)

Afin de s’assurer que la formation que vous avez identifiée correspond à un très bon niveau scientifique et technique et qu’elle est pertinente pour votre projet professionnel, votre demande doit être systématiquement évaluée par un professeur-référent 4A au sein de l’École. Vous devez donc attendre l’autorisation de l’École polytechnique avant de pouvoir postuler auprès de l’établissement visé.

Consultez le schéma téléchargeable ici pour connaître les modalités et procédures
à suivre.

La liste des professeurs-référents 4A est disponible ici.

Les demandes de formation hors catalogue doivent être :
- communiquées via ENEX avant mi novembre 2019.
- validées par l’École au plus tard fin novembre 2019.

Les avis des référents sur les  formations hors catalogue doivent être transmis à Anne-Marie Le Gall (DDCIP)
 

Remarques importantes AVANT de faire une demande hors catalogue

■ Notez qu’une formation hors catalogue doit répondre au minimum aux deux conditions suivantes :
1. Conduire à la délivrance d’un diplôme de niveau master ou doctorat;
2. Être cohérente et pertinente par rapport aux champs disciplinaires du cycle polytechnicien.

■ Afin de faciliter votre insertion professionnelle, nous vous encourageons à privilégier des formations incluant un stage ou un projet de recherche de 3 à 6 mois.

■ L’École polytechnique propose de nombreux masters mutualisés avec d’autres établissements. Vérifiez bien que la formation que vous avez identifiée ne figure pas déjà dans l’offre de masters de l’École.

■ Les demandes hors catalogue ne sont pas autorisées pour les établissements étrangers en catégorie 1 à l’exception de Caltech et FU Berlin ou des masters proposés par des consortiums d’universités dont feraient partie nos partenaires (ex : Erasmus Mundus, Nordic Masters, etc.)

■ Notez que pour l’international, vos demandes hors catalogue font partie du système des catégories et donc soumises au quota autorisé pour chacune d’elles. Pour rappel, vous pouvez demander (catalogue et hors catalogue) :
• Jusqu’à 5 formations en catégorie 3 (Australie, Etats-Unis, Canada, Royaume-Uni, Japon) ou 6 si vous combinez catégories 2 et 3 ;
• Jusqu’à 5 formations en catégorie 2 (autres pays que ceux de la catégorie 3)

■ La validation par l’École ne vaut pas admission dans le programme. Indépendamment de ces démarches internes à l’École, vous devrez déposer ensuite des dossiers de candidatures pour ces formations auprès de l’établissement visé. N’attendez pas d’avoir la réponse de l’École pour connaître les modalités de candidature et notamment la date butoir (qui peut être dès décembre) !