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Appui à la gestion de candidature

Cette rubrique a pour objectif de vous expliquer quels sont les éléments constitutifs d'un dossier de candidature à une formation à l'étranger et vous apporter des conseils pour préparer vos candidatures.

-Les éléments d’un dossier de candidature
-Catégorie 1 : Dossier de candidature
-Catégorie 2 et 3 : Ateliers d'aide
-TOELF et IELTS
-GRE general et subject test
-Lettre de motivation/Personal Statement
-Relevé de notes et diplômes
-Lettre de recommandation
- Comment préparer un entretien?

Les éléments d’un dossier de candidature

Un dossier comprend généralement les pièces suivantes :
- Lettre de motivation (dans la langue d’enseignement de la formation).
- CV (dans la langue d’enseignement de la formation)
- Formulaire de candidature de l’université d’accueil
- Relevés de notes de l’X
- Relevés de notes des classes préparatoires (et traduction)
- Attestation certifiant le niveau bachelor (document établi par l’X)
- Photo d’identité

Certains établissements peuvent vous demander aussi les documents suivants :
- Certificats de langue officiels (TOEFL, GoetheInstitut, etc.) ou attestations de niveau de langue (par un professeur de l’école).
- Score d’examens complémentaires : GRE, Subject test, GMAT
- Lettres de recommandation
- Plan d’études (si choix des cours à la carte)
- Copie du diplôme du baccalauréat
- Liste des cours suivis en 3A (pour lesquels les résultats sont en attente)
- Descriptif des cours suivis en classes préparatoires et à l’X
- Photocopie du passeport ou carte d’identité
- Preuve de paiement des frais de candidature
- Justificatif de ressources (« Financial statement »)

Vérifiez bien sur le site de l’université la liste des pièces justificatives, appelées «supporting documents» ou «required application documents».

Attention : la majorité des universités refusent automatiquement tout dossier incomplet !

 

Catégorie 1: Dossier de candidature

Suite au jury de sélection en catégorie 1 (fin novembre-début décembre), la responsable de la 4A à l'étranger vous contactera pour vous accompagner dans la préparation de votre dossier de candidature qui sera envoyé par la DMRI aux universités partenaires.

Vous trouverez ci-dessous pour information la procédure habituelle par établissement.

-Caltech (Etats-Unis)
-EPFL (Suisse)
-FU Berlin (Allemagne) - inscription directe
-KIT (Allemagne)
-KTH (Suède)
-National University of Singapore (Research)
-National University of SIngapore (Management of Technology)
-National University of Singapore Referee Report
-Politecnico di Milano (Italie)
-École polytechnique Montréal (Canada)
-PUC Chile (Chili)
-TU Munich (Allemagne)
-UFRJ (Brésil)
-Universitat Politècnica de Catalunya (Espagne)
-Universidad Politécnica de Madrid (Espagne)
-USP (Brésil)

 

Catégorie 2 et 3 : Ateliers d'aide

A partir d'octobre, la DMRI vous propose des sessions dédiées à la préparation des dossiers de candidature.

Ces sessions ont pour objectif de :
- vous donner des conseils pratiques pour organiser vos démarches
- vous expliquer comment bien exploiter le site orientation 4A pour construire vos dossiers
- vous aider à préparer certaines pièces (notamment lettres de recommandation, présenter votre parcours académique)

Ces ateliers :
- ne revêtent aucun caractère obligatoire (les informations essentielles pour préparer une candidature sont déjà indiquées sur le site orientation 4A (Boîte à outils)
- n'abordent pas le choix de pays et établissements. Si vous avez des questions sur les domaines d'études possibles à l'étranger ou les établissements, inscrivez-vous aux groupes d'orientation.
- ne concernent que les candidatures en catégorie 2 et 3. Pour les demandes en catégorie 1, la DMRI vous accompagnera individuellement à partir de décembre (après résultats de la commission).
 

30 élèves maximum par session. Inscrivez-vous ici.

 

Le lien ci-dessous vous permet d'accéder à un tableau partagé  avec les dates butoirs des universités en catégories 2 et 3 (n'hésitez pas à ajouter des informations ou mettre à jour celles déjà présentes si besoin) :

Tableau Dates butoirs et sites de candidatures (catégories 2 et 3)

La DMRI met à jour ce tableau début septembre de chaque année (les universités communiquant rarement ces informations avant la rentrée)

 

La plupart des universités étrangères vous demanderont de passer un test de langue officielle pour appuyer votre candidature. Les deux principaux examens reconnus sont le TOEFL IBT (Test of English as a Foreign Language - Internet Based) et l’IELTS (International English Language Testing System).

Pour savoir quel test passer (et quel est le score minimal à atteindre), vérifiez sur le site de l’université et du département les rubriques « entry requirements » ou « language requirements ».

Le TOEFL IBT est l’examen le plus généralement utilisé.

L’Ecole ne gère pas les inscriptions à ces examens officiels. Vous devrez consulter les dates et centres d’examens sur le site des organismes et vous inscrire en ligne.

Afficher l'image d'origineIMPORTANT : Consultez les Conseils de la DMRI pour le TOEFL et l’IELTS

-Qu’est-ce que le TOEFL IBT ?
-Qu’est-ce que l’IELTS ?

 

GRE general et subject test

 

En plus du test de langue, les universités étrangères peuvent vous demander de passer un examen complémentaire pour évaluer vos connaissances dans une matière et plus généralement vos compétences académiques (construire un argumentaire, rédiger une synthèse, raisonner à partir de données qualitatives ou quantitatives, etc.).

Le GRE General (Graduate Record Examination) et le GRE Subject Test sont des examens qui concernent avant tout l’admission dans des masters et doctorats aux Etats-Unis.

Certains pays ayant développé des formations en anglais le demandent aussi (ex : Japon). Aucun des établissements partenaires de la catégorie 1 (sauf Caltech) ne demande le GRE. La très grande majorité des établissements en catégorie 2 ne le demandent pas non plus. Vérifiez bien sur le site de l’université et du département si celui-ci est demandé.

Le GMAT est surtout demandé par les Business Schools des établissements britanniques.

L’Ecole ne gère pas les inscriptions à ces examens officiels. Vous devrez consulter les dates et centres d’examens sur le site des organismes et vous inscrire en ligne.

Afficher l'image d'origineIMPORTANT : Consultez les Conseils de la DMRI pour le GRE et Subject test.

-Qu’est-ce que le GRE ?
-Information and Registration Bulletin
-Qu’est-ce que le Subject Test ?
-Qu’est-ce que le GMAT ?

Le « ACT » et « SAT » sont des examens américains qui concernent les undergraduate programs (niveau licence). Vous ne devez pas passer ces tests.

 

Lettre de motivation & Personal Statement

 

Appelée « Statement of Purpose », « Personal Statement », « Personal History Statement », « Admission Essay » ou simplement « cover letter », la lettre de motivation peut prendre des formats très différents.

Elle donne aux universités la possibilité d'entrevoir votre personnalité, d'obtenir de vous une image qui n'apparaît pas dans les chiffres et les notes qui constituent le reste de votre dossier. La lettre de motivation est un élément très important du dossier de candidature !  Les admis en Amérique du Nord estiment avoir passé en moyenne 25h à la rédaction de leur statement. Comptez en moyenne 15h pour une candidature en Europe.

Pour info: un Amphi sur le "Personal Statement" et Lettre de Motivation  aura lieu le lundi 18 septembre 2017, 19h30-20h30 (Amphi Arago)

Parmi les thèmes qui sont abordés :
- Qu’est-ce qu’un Personal Statement ? Qu'est ce qu'une lettre de motivation? Quels en sont les objectifs ? Quelles sont les attentes des universités ?
- Comment bien s’organiser pour réussir ces deux exercices ?
- Quelles sont les erreurs à éviter ?

Vous trouverez également bien d'autres documents téléchargeables ci-dessous.

 

Présentation SOP&LM du 11 septembre 2019

Vous pouvez également regarder l'enregistrement de l'amphi en cliquant ici.

- Fiche DMRI "Brainstorming" pour préparer un Personal Statement
- Fiche de conseils de professeurs d'anglais de l'X
- Article "Difference between SoP et PS" (petersons.com)
- Vocabulaire de l'X en anglais : cliquez  ici .
- Site American Admission Essay

 

Certaines universités vous demanderont aussi de joindre un CV ou Resume. Nous vous encourageons à consulter les sites suivants qui rassemblent des conseils donnés par les services « Carrières » d’universités britanniques et américaines. Bien qu’ils visent essentiellement des jeunes diplômés recherchant un emploi, ils sont aussi très utiles pour tout exercice de rédaction en anglais (ex : liste de vocabulaire, formulations et erreurs types, etc.).

-CVs - University of Oxford
-CVs - London School of Economics
-CVs - Columbia University
-CV & Resume - MIT
-Covering letters and CVs for International students - Cardiff University
-Covering letters and CVs - University of Bedfordshire
-Vault.com (Rankings and Reviews) : Resume basics and samples

 

Relevés de notes et diplômes : comment expliquer mon parcours?

Afin de pouvoir postuler à une formation de niveau master à l’étranger, vous devrez fournir aux universités l’ensemble de vos relevés de notes «transcripts» et une attestation certifiant que vous avez validé le niveau licence/bachelor «degree certificates»/«diplomas».

Quels documents joindre ? 

-Une version traduite en anglais de vos relevés de classes préparatoires (ou votre relevé et diplôme de licence)
-Votre relevé de notes de l’X (en version bilingue)*
-Votre relevé de GPA de l’X (en version bilingue)*
-L’attestation de « gradué d'ingénierie - Bachelor » de l’X (en anglais)*
-La liste des cours pour lesquels vous êtes inscrit en 3A (en anglais)*
-Le document de présentation du cursus de l'X (en anglais) ; doc facultatif.
Les documents indiqués ci-dessus par une * sont à demander à la Gestion Académique  Nous contacter

 

Si vous postulez avant février votre dossier ne comprendra que les notes de 1ère et 2ème année. Certaines universités peuvent vous demander les notes de 3ème année dans un second temps.
Si besoin, la DE peut aussi vous fournir un document attestant que vous obtiendrez le diplôme d'ingénieur à la fin de votre 3ème année.

 

Comment expliquer son parcours?

Comment remplir les champs du formulaire ? Cliquez ici pour télécharger le memo d'info de la DMRI

Comment présenter le cursus polytechnicien, en anglais? Cliquer ici pour télécharger le document de présentation du cursus polytechnicien, en anglais.  Ce pdf peut être joint à vos relevés de notes pour votre dossier de candidature.

 

 

Descriptif des cours en anglais de l'Ecole polytechnique

Si vous souhaitez joindre un descriptif des cours suivis à l'X, vous pouvez utilisez le modèle ci-dessous et le compléter à partir du catalogue des cours en anglais.

Modèle Polytechnique Course Syllabus (à compléter)
Catalogue en ligne des cours en anglais

Si le catalogue en ligne ne contient pas de résumé en anglais, vous pouvez soit contacter directement le professeur en charge du cours ou utiliser cette ancienne version pdf du catalogue (à modifier en fonction des changements de cours). 

 

Relevés de notes des années antérieures à l'X

Vous devrez aussi fournir l'ensemble des relevés de notes de classes préparatoires ou de licence.

Consultez le memo d'aide "Relevés de notes/années antérieures" de la DMRI pour connaître la démarche à suivre.

Documents à utiliser pour la traduction :
- Modèle de relevés de notes
- Liste du vocabulaire utile

NB : le document "modèle de relevés de notes" comprend un modèle pour la 1ère année de prépa, un modèle pour la 2nde année et un modèle pour les élèves ayant validé une licence avant d'intégrer l'X.

Si on vous demande de joindre une version traduite en anglais des curriculums des classes préparatoires, voici quelques modèles :
- Curriculum MPSI - PSI
Curriculum MPSI - MP (si)
- Curriculum MPSI - MP (info)
Curriculum PCSI - PC

 

Diplôme du baccalauréat et licence

Si vous avez effectué une licence en France avant d'intégrer l'Ecole polytechnique, renseignez-vous aussi auprès de votre université pour savoir s'ils proposent une traduction. Si cela n'est pas possible, vous trouverez ci-dessous un modèle que vous pouvez compléter et faire certifier par la DRI (Nous contacter). 

Modèle de traduction licence française

Si vous avez effectué une licence à l'étranger avant d'intégrer l'Ecole polytechnique, renseignez-vous directement auprès de votre université d'origine pour obtenir une traduction en anglais.

Dans certains cas (très rares), l'université peut vous demander une traduction de votre relevé et diplôme du baccalauréat. Les rectorats ne proposant pas de traduction, vous trouverez ci-dessous un modèle que vous pouvez compléter et faire certifier par la DMRI. Pour le relevé de notes, établissez vous-même la traduction (ne convertissez pas les notes) et reprenez la mise en page du bulletin d'origine.

Modèle de traduction baccalauréat

Lettre de recommandation

 
Contactez, très tôt, des professeurs qui vous connaissent bien (tuteur de PSC, prof d'une PC dans laquelle vous avez participé activement, etc.) en leur expliquant vos projets d'études et professionnel et demandez leur à la fois des conseils et s'ils acceptent de vous recommander. Ces lettres sont des éléments très importants de votre dossier.

Les "recommandeurs" doivent évaluer vos compétences, votre travail par rapport à celui de vos camarades, vos points forts, vos capacités et votre expérience en matière de recherche. Ils peuvent développer tous les points susceptibles d'éclairer le comité d'admission sur votre personnalité, vos résultats et vos potentialités.

Avant de demander une "lettre", vérifiez sur le site de l'université quel est le format imposé. Dans certains cas, l'université vous demandera de faire remplir par le professeur un questionnaire pré-établi ou "referee report" avec des questions très précises sur vos résultats, compétences et qualités.

Ces lettres sont confidentielles et peuvent être envoyées directement par les "recommandeurs" à l'université (n'oubliez pas de leur remettre les enveloppes ad hoc) ou peuvent vous être remises sous pli confidentiel avec la signature de la personne vous recommandant sur le rabat de l'enveloppe pour expédition avec vos dossiers.

Certaines universités autorisent des recommandations de tuteurs de stage. A vérifier sur le site !

- lien internet : How to Get the Best Recommendation Letters for Grad School

Comment préparer un entretien?

Certaines universités (principalement américaines et anglaises) vous demanderont de passer un entretien d'admission, qui a généralement lieu entre janvier et mars. Dans les faits, cela concerne moins de 10% des élèves polytechniciens postulant à l'étranger. La majorité des programmes n’incluent pas d’entretien. Vérifiez bien le site de l’université ou de la formation.N'hésitez pas à télécharger la fiche d'aide pour préparer votre entretien en anglais, avec des exemples de questions et quelques astuces pour s’organiser au mieux.

Si vous postulez à un Phd track ou à un master qui inclut un projet en laboratoire de plus de 4 mois (« thesis option »), nous vous recommandons très vivement de contacter les professeurs de l'université d'accueil en amont. Si l'université précise ou vous conseille d'identifier un superviseur pour votre futur projet de recherche, lisez bien les recommandations sur cette page pour faciliter votre recherche..