Versement
Préparation d'un versement d'archives :
Afin de ne pas prendre de retard dans l'archivage des documents, il est recommandé d'organiser au sein de chaque service/bureau une campagne annuelle de versement.
- Préparer les boîtes archives (de 10 cm) en veillant à optimiser leur remplissage afin de minimiser le nombre de boîtes versées, sans pour autant les surcharger.
- Saisir via le logiciel de gestion des archives Ariane (préférer l'utilisation d'Internet Explorer) les informations qui vous permettront de retrouver aisément vos documents
- Reporter uniquement le numéro Ariane sur la boîte physique afin de respecter la confidentialité du versement
- Renseigner et faire signer le bordereau de versement
- Demander le retrait des boîtes par mail auprès du service des archives
=> Le bordereau de versement vous sera retourné complété et signé par le service des archives, attestant ainsi du transfert de responsabilité de la conservation des archives.