Gestion de l'archivage
En tant qu'agent de l'École polytechnique, nous sommes tous individuellement responsables du devenir des documents produits et réceptionnés, dans le cadre de notre activité professionnelle.
Par conséquent, tant que les archives n'ont pas été inventoriées et fait l'objet d'un versement officiel aboutissant à un bordereau de versement, elles restent sous la responsabilité des agents.
L'archivage papier répond aux exigences légales de preuve de nos engagements et de l'exécution des obligations associées. Cela permet également de constituer, à partir du rassemblement d'éléments antérieurs, une base de références en vue d'actions opérationnelles ou stratégiques. L’archivage doit aussi prendre en compte l’intérêt historique des documents, papier ou nativement numériques, pour l’histoire de l’École.
RÈGLES D'OR :
1- AUCUNE DESTRUCTION SANS AUTORISATION PRÉALABLE DU SERVICE HISTORIQUE DE LA DÉFENSE (SHD) NE DOIT ÊTRE ENTREPRISE : "Aucune destruction d’archive, même classifiée, ne peut être réalisée sans le visa d’élimination de l'administration des archives, concernée" (IM 900/ARM/CAB/NP du 15 mars 2021, titre 7.13 Destruction des ISC et des informations DR ou sensibles).
2- En cas de déménagement, EMPORTER TOUS LES DOCUMENTS ET ARCHIVES, Y COMPRIS ceux traités par les prédécesseurs.
3- L'UTILISATION D'UNE "BENNE CONFIDENTIELLE" N'AUTORISE PAS POUR AUTANT LA DESTRUCTION DE DOCUMENTS, QUI N'AURAIENT PAS FAIT L'OBJET D'UNE AUTORISATION PRÉALABLE DU SHD
4- LES ORIGINAUX PAPIER DOIVENT ETRE CONSERVÉS : LA NUMÉRISATION DE DOCUMENT NE SE SUBSTITUE PAS A L'ORIGINAL PAPIER : Dès lors que l'original d'un document est sous forme papier, sa version numérisée n'a aucune valeur juridique.
Afin de garantir la bonne gestion de vos archives (versement, destruction, ...) dans le respect des obligations légales de conservation et d'élimination, veuillez prendre contact avec :
> Le Centre de ressources historiques (BIB) : pour l'archivage historique
> Le Service des archives (SG) : pour l'archivage administratif