AVANT la mission
Pour les missions hors UE : A réception d'une mission créée dans GFD (portail agent) par le missionnaire, l'officier de sécurité donnera un avis et fournira les documents sécurité relatifs aux missions à l'étranger.
Lors d'un déplacement hors de l'École ou de votre commune de domicile, vous devez un mois avant le départ :
1- Effectuer une demande d'ordre de mission (OM) :
S'adresser au gestionnaire de votre laboratoire ou de votre service qui effectuera la demande d'ordre de mission :
-> via GFD (Portail agents - logiciel de gestion de frais de déplacements), s'il y accède. Joindre l'attestation de présence et le programme du colloque ou de la conférence ; indiquer le numéro de Réservation d'Autorisation d'Engagement (RAE) et le numéro de la convention de financement le cas échéant. Si le véhicule personnel est utilisé, il est impératif de renseigner le formulaire en ligne d'usage du véhicule personnel en créant l'AUV et en insérant les documents numériques suivants : carte grise et attestation d'assurance. Il est de plus nécessaire de justifier l'usage du véhicule personnel.
-> par mail sinon, en indiquant les informations suivantes :
- nom, prénom, nom du laboratoire ou service, organisme d'appartenance
- numéro de réservation d'engagement (RAE)
- référence de la convention de financement, le cas échéant
- lieu, dates et horaires de la mission
- motif de la mission
- moyen de transport utilisé ; si le véhicule personnel est utilisé, renseigner le formulaire d'autorisation d'utilisation de son véhicule personnel, signé du délégataire de signature, fournir la carte grise ainsi que l'attestation d'assurance et justifier la raison de l'usage du véhicule personnel.
- joindre l'attestation de présence et le programme du colloque ou de la conférence.
En cas de première demande ou de modification : joindre le RIB ; en cas de RIB étranger, fournir les coordonnées complètes (nom et adresse de la banque, adresse de l'agent, IBAN et n° de compte, le code BIC ou SWIFT, et le "routing number" le cas échéant).
N.B. : Le barème de remboursement des indemnités kilométriques est soumis à l'appréciation de l'ordonnateur (DABF).
2- en cas de réservation via le marché voyagiste de l'École : s'adresser au gestionnaire de votre laboratoire ou de votre service.
3- Assurance voyageur (Mondial Assistance) : Assurance voyage (document en cours de révision au 14/03/2024) Résumé des garanties (au 1er juin 2023) Carte mondiale assistance (renseigner nom/prénom, dates de la mission et personnes à prévenir en cas d'urgence) -
Numéro du contrat : 86231 jusqu’au 31/05/2024