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Mode d’emploi du matériel de visioconférence du CMLS

Pour rappel, les tutelles Défense et CNRS déconseillent fortement l'usage de logiciels tels que Skype : https://aresu.dsi.cnrs.fr/spip.php?article161

Le CMLS dispose d’un système mobile (sur roulettes) de visioconférence, stocké dans la salle de conférences du CMLS (sous clé, à demander au secrétariat). Ce matériel peut être branché sur toute prise Ethernet du laboratoire (bureau, salle de séminaires) SAUF les prises identifiées VISIO (cette situation en apparence paradoxale s’explique par le fait que les prises VISIO sont dédiées à un système différent de celui du CMLS). Le matériel est composé d’un écran, de deux boîtiers et permet d’utiliser deux protocoles distincts de visioconférence.

(I) POLYCOM / RENAVISIO (Tout nombre d’interlocuteurs)

Matériel : il s’agit d’un boitier dédié, protocole H323, de couleur grise.

Contraintes : Ce système exige de disposer de l’adresse IP de votre correspondant. Votre interlocuteur doit également disposer d’un équipement compatible avec le protocole H323 : soit un boitier dédié (comme le CMLS), soit l’application scopia - dans ce cas, sélectionner ‘scopia’ dans les options avancées lors de la planification de la conférence).

Création de la conférence sur son ordinateur personnel :
Se connecter sur
http://renavisio.renater.fr
avec son identité CNRS pour créer la conférence. Préciser le nombre d’interlocuteurs.

La conférence étant créée, on reçoit un email (à faire suivre, ou à faire envoyer aux participants lors de la création), avec le numéro et le mot de passe de la conférence.

Mise en place :
1. Brancher la multiprise à une prise de courant. Brancher le câble Ethernet à n’importe quelle prise Ethernet du laboratoire SAUF aux prises identifiées VISIO.
2. Allumer l’écran avec la télécommande noire (bouton rouge power en haut à gauche).
Sur la télécommande noire, choisir avec le bouton ‘source’  HDMI 1
3. Le boitier POLYCOM s’allume tout seul. (Vérifier que le boitier est bien branché au câble Ethernet ou au switch Ethernet). Avec la télécommande POLYCOM (grise), sélectionner ‘menu’,  sélectionner le clavier,  sélectionner le serveur RENATER qui héberge la conférence (cette information est contenue dans l’email de réservation) ou rentrer l’adresse IP de votre interlocuteur s’il a initié la conférence.
Rentrer l’identifiant et le mot de passe de la conférence reçus par email après la réservation.
Attention, il peut être nécessaire de faire précéder le numéro d’identifiant donné par le caractère # pour activer la tonalité.
Pour envoyer l’identifiant, appuyer à nouveau sur # (la saisie totale est alors #NUMERO#)
(Si besoin, pour recharger la télécommande grise, brancher la batterie sur un port USB.

(II) RENATER – protocole « Rendez-vous » sur navigateur (Protocole à réserver à un petit nombre d’interlocuteurs – typiquement deux)

Pour cette procédure, voir aussi le site de la DSI
https://portail.polytechnique.edu/dsi/services-offerts/visioconference/visioconference-depuis-un-poste-de-travail

Matériel : Le matériel est un mini-PC sous linux et la visioconférence utilise le navigateur Chrome.

Contraintes : Il suffit que votre interlocuteur dispose d’un navigateur compatible (exemple : chrome) et une connexion internet rapide. Mieux vaut réserver ce protocole à deux interlocuteurs.

Création de la conférence sur son ordinateur personnel :
Créer la conférence sur le site
https://rendez-vous.renater.fr/
Il suffit de se connecter (utiliser ses identifiants École ou CNRS) et de choisir le nom de la conférence. Rester connecté à la conférence sur l’ordinateur personnel en coupant le son. L’URL choisi est à faire suivre aux interlocuteurs.

Mise en place :
1. Brancher la multiprise à une prise de courant. Brancher la prise Ethernet à n’importe quelle prise Ethernet du laboratoire SAUF les prises identifiées VISIO.
2. Allumer l’écran avec la télécommande noire (bouton rouge power en haut à gauche).
Sur la télécommande noire, choisir avec le bouton ‘source’  HDMI 2
3. Allumer le mini-PC placé au dos de l’écran (bouton noir).
(Vérifier que le mini-PC est branché au câble Ethernet).
Le navigateur Chrome se lance au démarrage.
4. Rentrer dans le champ URL le nom de la conférence en utilisant le clavier sans fil.
Rappel : pour toute la durée de la conférence, rester connecté à la conférence sur l’ordinateur personnel en coupant le son.